Association’s official rules are in Finnish. Translation below. Finnish version is binding if there are any contradictions.

I GENERAL

§1 Name and hometown

The name of the association is Aalto Media Lab Student Association DADA ry and its hometown is Espoo. The association uses the informal name DADA. DADA comes from Digital Art and Design Association.

§2 Mission of the association

The mission of the association is to connect Aalto Media Lab students, such as those interested in technology, design, product development, art, as well as sound design and game design, and to promote the interests of these students and the development of the education. The association aims to also support its members’ professional development and networking both during their studies and after, as well as to promote the fields of study within Aalto University as well as the broader society.

§3 Form of activity

To fulfill its mission, the association may organize e.g. introductions and guidance for new students, excursions, discussions, events and communications, as well as build connections to other departments/institutions, associations, work communities, educational units, and international actors.

The association can organize fundraising, lotteries, and accept donations to fund its operation within the boundaries of the law. The association can also own property and assets that support its cause.

II MEMBERS AND FEES

The association can have “regular” members, so called AYY-members, in addition to supporting members, sponsor members, and honorary members. Only the “regular” members (AYY members) will have a right to vote in official meetings. Anyone wanting to become a member must request membership from the board of the association, who will decide on new members.

“Regular” member: A member of AYY can be accepted as an AYY-member aka “regular” member
Supporting member: Can be any natural person (i.e. not a company or organization)
Sponsor member: Can also be a non-natural person (i.e. a company or organization)
Honorary member: Will be decided in an official association meeting based on the board’s proposal. Someone who has considerably advanced or supported the mission or activities of the association

§5 Membership fees

Members may be required to pay a membership fee once a year. The amount of the membership fee can be different for different member groups.

The board can determine that a member has resigned from the association in a case where they have not paid the membership fee for over six months. The member who is about to be determined as resigned will get a notice and an opportunity to pay their membership fee before terminating membership.

§6 Terminating membership

The board can terminate the membership of a member who does not comply with the terms of the membership or has caused damages to the association or other members. The member whose membership is under consideration to be terminated has a right to be heard before the decision.

§7 Organizing meetings

Invitations to the association’s official meetings must be sent at least two weeks in advance by publishing the invitation on the association’s mailing list. The association has two official meetings a year. A meeting is legitimate when it has been called in accordance with the rules. Decisions are made in the association’s meetings through a simple majority vote, except for issues related to §14 Changing the rules and terminating the association. If the issue is related to §14 there must be a ¾ majority for the decision to be legitimate. Meetings can be taken part through telepresence insofar as it doesn’t make organizing the meeting unnecessarily difficult. The chairperson of the meeting will decide on telepresence options.

§8 Spring meeting

A spring meeting will be held in February-March, during which the previous year’s annual report and financial statement will be confirmed, and a decision will be made to grant freedom of responsibility to those who have been responsible for the administration of the association during the previous year. In addition, the meeting will confirm the plan of action and budget estimate, as well as the membership fees and due date for the following year.

§9 Autumn meeting

An autumn meeting will be held in November-December, during which a new chairperson, the other members of the board, and the performance auditor(s) will be chosen for the next calendar year.

IV FINANCIAL MATTERS

§10 Board and quorum

The association’s matters are handled by the board, which consists of the chairperson and 2-8 board members, chosen by the association’s members in the autumn meeting. The board’s term is a calendar year. The board chooses from its ranks treasurer, secretary, and other necessary board roles. The board can choose a vice chairperson to conduct the chairperson’s role when they are prevented from attending the meeting (fi: “estynyt”) or disqualified (fi: “esteellinen”, eng: unable to partake in decision-making or discussion due to a conflict of interest). The board has quorum (=can make legitimate decisions) when at least half of the board is present but a minimum of three is required.

§11 Authority to act on behalf of the association

The authority to sign contracts and agreements on behalf of the association is with the chairperson or a person designated by the board.

§12 Performance auditing

A person independent of the board will be chosen as performance auditor or accounting auditor and another person as vice performance auditor or accounting auditor.

§13 Accounting period

The association’s accounting period is a calendar year.

V OTHER

§14 Changing rules and terminating the association

Decisions to change rules or terminate the association will be decided in two consecutive meetings that will happen no sooner than two weeks from each other and no later than three months apart. To make a decision, both meetings must have a majority of ¾ supporting the decision. When the association is terminated, its assets will be transferred to the Aalto University Student Union.

Yhdistyksen säännöt

I YLEISTÄ

1§ Nimi ja kotipaikka

Yhdistyksen nimi on Aalto Media Lab Student Association DADA ry ja sen kotipaikka on Espoo. Yhdistys käyttää nimestään epävirallista lyhennettä DADA. DADA tulee sanoista Digital Art and Design Association.

§2 Yhdistyksen tarkoitus

Yhdistyksen tarkoituksena on yhdistää Aalto Media Labin opiskelijoita, eli mm. teknologiasta, muotoilusta, tuotekehityksestä, taiteesta sekä äänisuunnittelusta ja pelisuunnittelusta kiinnostuneita Aalto-yliopiston opiskelijoita ja ajaa näiden opiskelijoiden etuja sekä opetuksen kehittämistä. Yhdistys pyrkii myös tukemaan jäsentensä ammatillista kehittymistä ja verkostoitumista opiskelujen aikana ja sen jälkeen, sekä lisäämään Aalto Media Labissa opiskeltavien alojen tuntemusta ja arvostusta niin yliopiston sisällä kuin laajemmin yhteiskunnassa.

§3 Toimintatapa

Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys voi järjestää muun muassa perehdytyksiä ja opastusta uusille opiskelijoille, ekskursioita, keskustelutilaisuuksia, tapahtumia ja tiedotusta, sekä luoda yhteyksiä muihin laitoksiin, yhdistyksiin, työyhteisöihin, oppilaitoksiin ja kansainvälisiin toimijoihin.

Yhdistys voi järjestää rahankeräystä, arpajaisia ja ottaa vastaan lahjoituksia toimintansa tukemiseksi lakeja noudattaen. Yhdistys voi lisäksi omistaa toimintaansa varten tarpeellista kiinteää tai irtainta omaisuutta.

II JÄSENET JA MAKSUT

§4 Jäsenet

Yhdistyksen jäseniä ovat varsinaiset, kannattaja-, sponsori- ja kunniajäsenet. Vain varsinaisilla jäsenillä on oikeus äänestää yhdistyksen kokouksissa. Jäseneksi haluavan tulee ilmoittaa asiasta yhdistyksen hallitukselle, joka hyväksyy jäsenet.

Yhdistyksen varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan jäsen. Kannattajajäseneksi voidaan hyväksyä luonnollinen oikeushenkilö. Sponsorijäseneksi voidaan hyväksyä luonnollinen oikeushenkilö tai oikeuskelpoinen yhteisö, joka haluaa tukea yhdistyksen tarkoitusta ja toimintaa. Kunniajäseneksi voidaan hallituksen esityksestä yhdistyksen kokouksessa kutsua henkilö, joka on huomattavasti edistänyt tai tukenut yhdistyksen toimintaa ja tavoitteita.

§5 Jäsenmaksut

Jäseniltä voidaan periä jäsenmaksu kerran vuodessa. Jäsenmaksu voi olla erisuuruinen eri jäsenryhmillä.

Hallitus voi katsoa eronneeksi jäsenet jotka ovat laiminlyöneet jäsenmaksunsa yli puolen vuoden ajan. Erotettava saa asiasta huomautuksen ja mahdollisuuden hoitaa maksunsa ennen erottamista.

§6 Jäsenen eroaminen tai erottaminen

Hallitus voi erottaa jäsenen, joka ei enää täytä jäsenyysehtoja tai on aiheuttanut vahinkoa yhdistykselle tai sen jäsenille yhdistyksen sisällä tai sen ulkopuolella. Erotettavalla on oikeus tulla kuulluksi ennen päätöstä.

III KOKOUKSET

§7 Kokoukset

Yhdistyksen kokoukset kutsutaan koolle vähintään kahta viikkoa aikaisemmin julkaisemalla kutsu yhdistyksen sähköpostilistalla. Yhdistys pitää kaksi varsinaista kokousta vuodessa. Kokous on päätösvaltainen, kun se on sääntöjen mukaisesti koolle kutsuttu. Päätökset yhdistyksen kokouksissa tehdään yksinkertaisella äänten enemmistöllä, paitsi päätettäessä kohdasta §14 Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen, jolloin pitää olla vähintään ¾ äänienemmistö. Kokoukseen on mahdollista osallistua myös etänä, jos se ei aiheuta kohtuutonta vaivaa kokouksen järjestämisessä. Päätöksen etäosallistumisista tekee kokouksen puheenjohtaja.

§8 Kevätkokous

Kevätkokouksessa helmi-maaliskuussa vahvistetaan edellisen vuoden toimintakertomus ja tilinpäätös sekä päätetään, myönnetäänkö vastuuvapaus niille, jotka ovat hoitaneet yhdistyksen hallintoa edellisenä vuonna. Lisäksi hyväksytään toimintasuunnitelma ja talousarvio sekä päätetään jäsenmaksujen suuruus ja eräpäivä, sekä käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.

§9 Syyskokous

Syyskokouksessa marras-joulukuussa valitaan puheenjohtaja ja muu hallitus sekä toiminnan- ja tilintarkastajat seuraavaksi kalenterivuodeksi, sekä käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.

IV TALOUS & PÄÄTÖKSENTEKO

§10 Hallitus ja sen päätösvaltaisuus

Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu syyskokouksessa valitut puheenjohtaja ja 2-8 muuta varsinaista jäsentä. Hallituksen toimintakausi on kalenterivuosi. Hallitus valitsee keskuudestaan rahastonhoitajan, sihteerin ja muut tarvittavat toimihenkilöt. Hallitus voi valita keskuudestaan varapuheenjohtajan hoitamaan puheenjohtajan tehtäviä, kun tämä on estynyt tai esteellinen. Hallitus on päätösvaltainen, kun läsnä on vähintään puolet hallitukseen valituista, kuitenkin vähintään kolme henkilöä.

§11 Yhdistyksen nimen kirjoittaminen

Yhdistyksen nimen kirjoittaa puheenjohtaja tai hallituksen oikeuttama henkilö.

§12 Toiminnantarkastaja

Toiminnan- tai tilintarkastajaksi valitaan yksi hallituksesta riippumaton henkilö ja hänelle varahenkilö.

§13 Tilikausi

Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi.

V MUUTA / OTHER

§14 Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen

Sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkautumisesta päätetään kahdessa peräkkäisessä yhdistyksen kokouksessa, joiden väli on vähintään kaksi viikkoa ja enintään kolme kuukautta. Päätökseen vaaditaan molemmissa kokouksissa vähintään ¾ enemmistö annetuista äänistä. Yhdistyksen purkautuessa tai tullessa lakkautetuksi sen varat siirtyvät Aalto-yliopiston ylioppilaskunnalle.